Het starten van een eigen advocatenkantoor is voor veel jonge advocaten een grote droom. Het succes van een kantoor is uiteraard afhankelijk van een reeks factoren en er is niet één zaligmakend business model dat garant staat voor welslagen. Eén element is wel cruciaal: een duidelijk plan. Heb je de ambitie om een eigen kantoor te starten, dan kunnen de volgende tips je op weg helpen.

1. Definieer een duidelijke visie en strategie. Een visie formuleren is niet hetzelfde als een goed klinkend statement neerzetten of een slogan bedenken. Het is het consistent beantwoorden van een aantal essentiële vragen: wat kunnen wij het best, waar staan we voor, waar willen we naartoe? Een goede visie is ambitieus, creatief en toekomstgericht. Het bepaalt de rol die uw kantoor wil spelen in de markt en zal het fundament zijn voor de verdere plannen en belangrijke beslissingen.Visie leidt onvermijdelijk tot keuzes maken en er onvoorwaardelijk naar handelen, de wegwijzer tot een heldere ‘strategie’. Wat voor soort kantoor wil je zijn? Welke klanten wil je bereiken (regionaal, internationaal, sectorgericht, …)? Hoe ziet de organisatie van je kantoor er uit (bestuursvorm, interne werkprocessen, wijze van leidinggeven, …)? Hoe wil je de dienstverlening bieden? Wat verwachten de klanten uit uw doelgroep(en)? Een antwoord op al deze vragen zal helpen bij het concreet uittekenen van een doelgericht strategisch plan.

2. Sta stil bij waarden die je zeker wil bewaard zien. Dit wordt bijzonder belangrijk als je met anderen samenwerkt. Het zullen de richtlijnen zijn die de actie bepalen wanneer de regels niet duidelijk zijn of nieuwe situaties zich voordoen. Dit laatste zal vaak het geval zijn. Kernwaarden zoals integriteit, transparantie, betrouwbaarheid bepalen de kantoorcultuur, een belangrijk ingrediënt voor duurzaam succes. Ze vormen immers de centrale boodschap die het kantoor zal communiceren, zowel intern als richting cliënten. Dat bereik je enkel met het expliciet maken van de waarden in de dagdagelijkse praktijk. ‘Transparantie’ heeft bijvoorbeeld als implicatie: duidelijkheid naar de cliënt, over de aanpak van de zaak, over de kosten, over de wijze waarop de cliënt op de hoogte wordt gehouden. Ook intern betekent dit: duidelijkheid over wat van de collega’s verwacht wordt, duidelijkheid in het carrièreperspectief, duidelijke feedback. De identiteit van het kantoor, gebaseerd op visie en kernwaarden, geeft een sterk fundament om keuzes te maken en een onderscheidend vermogen te creëren.

3. Maak een doordacht plan. In de aanloopfase gaat veel aandacht naar allerhande praktische zaken, van kantoornaam, tot website en briefpapier. Belangrijke beslissingen, die een plan van aanpak vragen met een duidelijke timing en budgettering. Minstens zo belangrijk is het opstellen van een langetermijnplanning, waarin vooral goed is nagedacht over de markt, de kansen, de risico’s en de korte en lange termijndoelen.Met een doordacht ondernemingsplan, zal het kantoor alle activiteiten weten te organiseren met samenhang en focus. Het verhoogt in belangrijke mate de kans om een duurzame, winstgevende praktijk op te bouwen op voorwaarde dat het plan duidelijk aangeeft welke doelstellingen je wil bereiken, wie verantwoordelijk is voor welke actie, binnen welke timing de actie moet gerealiseerd zijn en welk budget er voor wordt uitgetrokken.

4. Het hoofd in de wolken, de voeten op de grond. Succesvolle ondernemers zijn gepassioneerd en bevlogen. Dat is voor advocaten niet anders, maar ze kennen als geen ander hun sterke en zwakke punten. Breng ze in kaart. Ben je goed in het binnenhalen van zaken, maar word je minder enthousiast bij de gedachte dat de administratie nog moet worden gedaan? Leg die taken dan bij iemand anders neer. Focus op alle competenties die nodig zijn en verzamel een team van specialisten dat het mogelijk maakt om de uitgestippelde strategie effectief te realiseren.

5. Definieer ‘key performance indicators’. Leg vast hoe je de vooruitgang van het kantoor wil meten. Dit zullen vaak parameters zijn zoals omzet, winstmarge, aantal advocaten, aantal zaken, factureerbare uren, maar evengoed factoren die te maken hebben met persoonlijke doelstellingen. Met deze ‘KPI’’s kan je de noodzakelijke analyse objectiveren en nagaan of je vennoten hetzelfde voor ogen hebben met de ontwikkeling van het kantoor. Benoem ook de kritieke succesfactoren, datgene wat essentieel is voor het toekomstig succes van het kantoor. Welke specifieke kenmerken dat zijn (kerncompetenties, innovatie, marketing, …), hangt af van de markt waarin je werkzaam bent en welke strategische visie is uitgetekend. Het is een belangrijke oefening voor de continuïteit van het kantoor op langere termijn.

6. Out of the box denken. Durf stil te staan bij de wijze waarop je zag hoe oudere advocaten werken. Kopieer niet gewoon wat je geleerd hebt, maar stel het kritisch in vraag en kijk hoe je dit kan verbeteren of efficiënter maken. Innovatief zijn is ook een uitstekende manier om als kantoor een unieke positie te verwerven in de markt. Denk na over nieuwe diensten, het verbeteren van de diensten, prijszetting, e.a. De start-up is een uitgelezen moment om met innovatief en creatief denken een onderscheidend vermogen te realiseren, wat uitermate belangrijk is in een competitieve markt.

7. Bestudeer de markt. Neem de tijd om de bestaande klantenportefeuille te analyseren. Wie zijn je huidige klanten? Hoe ziet de top 20 klanten er uit? Waarom kiezen deze klanten voor je kantoor? Welke meerwaarde kan je bieden? Stel een matrix samen waarin je het bestaande klantenbestand opdeelt: klanten met wie de relatie sterk is, klanten die (nog) te weinig diensten afnemen (hoe de omzet te verhogen?), klanten met wie de relatie nog niet standvastig is (hoe de relatie verbeteren?), klanten met relatief weinig omzet (is het zinvol om te investeren in deze groep?). Een kantoor starten op basis van een handvol klanten is, voornamelijk in een concurrentiële markt, erg risicovol.Maak vanuit de analyse een prioritair actieplan rondom relatiebeheer: het uitbouwen van een bestaande relatie is immers minder tijds- en kostenintensief dan het opbouwen van nieuwe klantenrelaties. Beschrijf (en deel intern) de middelen die er zijn om de relatie met bestaande klanten actief te behouden en te verbeteren. Zie bestaande klanten niet als vanzelfsprekend. Vraag regelmatig of ze tevreden zijn. Bespreek de uitkomsten van deze tevredenheidsanalyse en stimuleer alle medewerkers op kantoor om continu te verbeteren.Bekijk verder welke potentiële klanten je wil (en kan) bereiken? Om gericht te acquireren is een externe analyse noodzakelijk. Wat zijn de huidige ontwikkelingen in de markt van deze potentiële klanten? Welke ‘service’ heb je in huis om deze doelgroep te overtuigen om te kiezen voor jouw kantoor? Welke specifieke diensten kan je bieden? Wat communiceer je richting markt? En hoe doen je concurrenten dit? Inzicht verwerven in de manier waarop andere kantoren werken, biedt de mogelijkheid om hun sterke en zwakke punten in kaart te brengen. Zo kan je beter inspelen op die domeinen waarin je denkt beter, en dus onderscheidend te zijn.

8. Walk the talk. Plannen maken en nadenken over hoe je innovatief kan zijn is belangrijk, maar minstens even belangrijk is om prioriteiten te stellen en effectief te realiseren wat je gepland hebt. Werk daarom in stappen en stel steeds als uitgangspunt wat de klant verwacht. Klanten kiezen niet alleen voor je deskundigheid, maar ook voor betrouwbaarheid, snelheid, doeltreffendheid en transparantie. Creëer realistische verwachtingen en zorg dat je (en je team) de gemaakte beloften nakomt. Om dit effectief te realiseren, is efficiënt werken een essentieel onderdeel van de interne organisatie. Richt de kantoorwerking zodanig in dat niet alleen de kosten maximaal gedrukt worden, maar ook dat aan de klant een optimale service wordt gegeven: sneller, beter, goedkoper. Breng de interne werkprocessen in kaart (van de start van een dossier, tot de dossierbehandeling, het bijhouden van de timesheet, het factureren en innen, tot en met het afsluiten van het dossier) en elimineer alle balast in tijd en kosten. Werken aan een efficiënte kantoororganisatie draagt niet enkel bij aan de financiële resultaten van het kantoor, ook en voornamelijk de klanten zullen er de resultaten van opmerken.

9. Bouw een netwerk van wijzen uit. Ga in je ruime omgeving op zoek naar een aantal mensen voor wie je veel respect hebt en die je kennis kunnen bijbrengen over de markt waarin je actief bent, of ervaring hebben met het runnen van een advocatenkantoor. Neem enkele keren per jaar goed voorbereid een aantal onderwerpen met hen door. Het is een enorme verrijking voor je business.

10. Think straight, talk straight. Als je met enkele collega’s een kantoor opstart zorg er dan voor dat je steeds oprecht en duidelijk met elkaar communiceert. Het is het recept bij uitstek voor een lange en vruchtbare samenwerking.

Trees Hendrickx
Law firm consultant bij Bignon De Keyser

Dit artikel verscheen in Today’s Lawyer. Klik hier voor meer info.