In advocatenkantoren draait alles om kennis. Uw expertise is uw product. Maar alleen kennis hebben is niet genoeg. Het verschil zit in hoe snel, accuraat en efficiënt u die kennis kunt aanwenden. In dit artikel staan we stil bij de – hoewel clickbaittitels uit den boze zijn – toch wel schokkende impact van een (in)efficiënt kennisbeheer aan de hand van enkele onderzoeken die hiernaar gebeurd zijn.

Het is bewezen dat efficiënte uitwisseling en opbouw van expertise voor kennisintensieve beroepen, zoals de advocatuur, veel voordelen heeft. En toch verliezen hoogopgeleide professionals nog wekelijks kostbare tijd aan een frustrerende en volledig vermijdbare taak: het zoeken naar interne informatie die eigenlijk al beschikbaar is.

Kennis zit vandaag vaak opgesloten in lokale servers, persoonlijke inboxen, oude dossiers of – erger nog – in het hoofd van een collega die net met vakantie is of intussen van kantoor veranderd is

Kennis bestaat, maar blijft onvindbaar

Kennis zit vandaag vaak opgesloten in lokale servers, persoonlijke inboxen, oude dossiers of – erger nog – in het hoofd van een collega die net met vakantie is of intussen van kantoor veranderd is. Terwijl deadlines naderen en cliënten snel een helder en onderbouwd antwoord verwachten, verspillen medewerkers kostbare tijd aan het opgraven van informatie die al in huis is.

De onzichtbare kost van zoekwerk

Slechte kennisdeling kost tijd en geld, véél geld. Alleen: u ziet het niet op uw balans. De impact blijft vaak onder de radar. Maar onderzoek brengt dit wel degelijk in kaart:

• Het McKinsey Global Institute (2012) berekende dat kenniswerkers gemiddeld 20% van hun werktijd besteden aan het zoeken naar interne informatie of collega’s met specifieke expertise.
• Het American Productivity & Quality Center (2021) bevestigde die bevinding: gemiddeld 8,2 uur per week wordt verspild aan zoeken, recreëren en dupliceren van bestaande informatie.
• Onderzoeken – zij het op vaak kleinere schaal – binnen Europa bevestigen bovenstaande mechanismen en bevindingen.

Voor kleinere advocatenkantoren is dit bijzonder problematisch. Zij kunnen zich geen structurele inefficiëntie permitteren. Maar ook middelgrote en grote kantoren laten jaarlijks tienduizenden euro’s aan waarde onbenut. Bovendien lijdt niet alleen de productiviteit hieronder, maar ook het werkplezier, de teamdynamiek en de klantentevredenheid.

Inefficiëntie is dus geen klein ongemak, maar een structurele bottleneck in de juridische sector.

Advocaten blijven zoeken zonder te vinden

Ook advocaten ontsnappen niet aan dit probleem. Volgens MetaJure verliezen advocaten gemiddeld zes uur per week aan het zoeken naar documenten en het herschrijven van informatie die onvindbaar blijkt. De American Bar Association (2024) voegt daar nog aan toe dat meer dan de helft van de advocaten aangeeft dat technologieproblemen hun productiviteit “vaak of soms” belemmeren.

Inefficiëntie is dus geen klein ongemak, maar een structurele bottleneck in de juridische sector. Hoewel het probleem herkenbaar is, merken wij nog steeds te weinig besluitvaardigheid om het ook effectief aan te pakken.

De oplossing: strategisch kennisbeheer via een slim platform

Een doordachte aanpak van kennisbeheer kan veel tijdverlies en frustratie voorkomen. Wanneer medewerkers snel en efficiënt toegang hebben tot precedentwerk, modeldocumenten, adviezen of rechtspraak, wordt hun werk niet alleen eenvoudiger, maar ook consistenter en kwalitatiever.

Dit vereist een centrale, toegankelijke omgeving waarin kennis vlot doorzoekbaar is, bijvoorbeeld via krachtige zoekfunctionaliteit en ondersteuning van moderne technologieën zoals OCR en artificiële intelligentie.

Door inzichten en documenten te koppelen aan context en gebruiksmomenten, ontstaat een dynamisch systeem waarin kennis actief gedeeld, verrijkt en hergebruikt wordt. Zo kan een kantoor evolueren naar een efficiënter en veerkrachtiger geheel, zonder telkens opnieuw het wiel uit te vinden.

Wanneer informatie moeilijk vindbaar is, moeten medewerkers vaak dezelfde taken herhalen, wat de werkdruk onnodig verhoogt en frustratie veroorzaakt

Structurele impact op werking en welzijn kantoor

Inefficiënt kennisbeheer heeft gevolgen die veel verder reiken dan enkel een daling in productiviteit. Wanneer informatie moeilijk vindbaar is, moeten medewerkers vaak dezelfde taken herhalen, wat de werkdruk onnodig verhoogt en frustratie veroorzaakt.

Daarnaast is het voor nieuwe collega’s veel moeilijker om hun weg (in expertise) te vinden wanneer kennis niet centraal beschikbaar wordt gesteld. De integratie van nieuwelingen wordt bijgevolg verstoord.

Ook de samenwerking tussen teamleden – zeker in multidisciplinaire omgevingen – komt onder druk te staan, omdat cruciale kennis niet vlot gedeeld wordt. Uiteindelijk lijdt zelfs de kwaliteit van de dienstverlening hieronder, met als gevolg een lagere klanttevredenheid en een verhoogd risico op fouten of gemiste deadlines.

Van reactieve kennisdeling naar een lerende organisatie

Kennisbeheer is geen statisch proces. Wetgeving evolueert. Nieuwe inzichten ontstaan. Teams leren voortdurend bij. Het is dan ook van cruciaal belang dat uw kennisplatform meegroeit.
Knowlex stimuleert actieve kennisgroei: gebruikers geven feedback, verrijken documenten, koppelen kennis aan dossiers en zorgen ervoor dat het geheel meer wordt dan de som der delen. Zo ontstaat een moderne, lerende organisatie waarin kennis niet verloren gaat door ziekte, verlof of verloop.

Conclusie: structurele efficiëntie is geen luxe, maar een strategische noodzaak

Kennis is uw voornaamste product. Tijd is uw meest schaarse hulpbron. En kwaliteit is wat uw cliënten verwachten. Wie vandaag investeert in slim kennisbeheer, wint morgen op alle fronten:

• Tijdsbesparing
• Hogere nauwkeurigheid
• Minder herhaalwerk
• Betere samenwerking
• Tevreden medewerkers
• Tevreden cliënten
• Schaalbaar en wendbaar kantoor
• Hogere winstmarge

Klaar voor een efficiënter kantoor?

Bezoek www.knowlex.be en ontdek hoe u met kennisbeheer tijd kunt winnen, kwaliteit kunt verhogen en medewerkers opnieuw ademruimte kunt geven. Onze demo laat u zien wat het u vandaag kost om niets te doen — en hoeveel sneller en consistenter uw team morgen al kan werken.

Artuur Engelen, kennisexpert Knowlex