Zaterdag 10 oktober is het de Werelddag voor Mentale Gezondheid. Eerder deze week publiceerde UGent@Work nieuwe cijfers over mentaal welzijn op het werk in België. Bijna één op drie werknemers zit in de gevarenzone voor een burn-out. U zal deze week dus veel goede raad horen: ademhalingsoefeningen, mindfulness, een cursus veerkracht. Het zijn stuk voor stuk manieren om symptomen te bestrijden, terwijl de olifant in de kamer onbenoemd blijft: uw inbox.
Wat de cijfers laten zien
De UGent-onderzoekers bevroegen 1.333 Belgische werknemers. 31% zit in de gevarenzone voor een burn-out, en bijna de helft van die groep loopt zelfs een zeer hoog risico.
Interessanter dan het cijfer zelf, is wat werknemers aanduiden als de grootste drempels voor hun welzijn. Bovenaan staat cognitief veeleisend werk (65%), gevolgd door bureaucratie (58%) en een hoge administratieve belasting (53%). Bijna de helft zegt bovendien taken te moeten uitvoeren die onnodig zijn, of die eenvoudiger konden als het werk beter georganiseerd was.
Die cognitieve belasting is ongelijk verdeeld. Ze treft vooral kenniswerkers, u en ik dus. De advocaat, de bedrijfsjurist, de notaris en de accountant, die hun brood verdienen met wat ze weten en met het oordeel dat ze daarop bouwen. Bij arbeiders vindt 47% het eigen werk cognitief veeleisend. Bij bedienden is dat 70%, bij hooggeschoolden zelfs 74%.
Voor de juridische wereld komt dit wellicht niet als een verrassing. De Orde van Vlaamse Balies bevroeg in 2019 ruim 1.500 advocaten: bijna negen op de tien hadden stress op het werk. In de Advocatenbarometer 2020 had 84% (!!) angst voor een burn-out, en gaf amper één op de vier aan nooit te werken in het weekend of tijdens de vakantie. Een termijn wacht nu eenmaal niet tot maandag, en een cliënt ook niet.
Waarom ademhalen niet volstaat
De UGent vroeg werknemers ook in welke maatregelen ze geloven. Meditatie en de cursus veerkracht eindigen helemaal onderaan: slechts 24% is ervan overtuigd dat ze hun welzijn kan verbeteren. Het aanpassen van werktaken en werkuren staat bovenaan, met 60%.
De onderzoekers merken terecht op dat er voor meditatie wel degelijk wetenschappelijk bewijs bestaat. Alleen helpt ze u vooral om het werk te verdragen. Het werk zelf blijft wat het is. Werknemers voelen dat blijkbaar goed aan.
Zowat elk welzijnsonderzoek brengt de symptomen mooi in kaart en komt vroeg of laat uit bij dezelfde paraplu: te veel administratie. Iedereen knikt. Maar wat doet u concreet op een dinsdagvoormiddag wanneer u “administratie” doet? We meten hoe zwaar die ‘overhead’ weegt, en vragen zelden waar hij vandaan komt.
De blinde vlek: uw inbox
E-mail is ouder dan het internet zelf. De eerste mail tussen twee computers werd verstuurd in 1971, bedoeld om onderzoekers korte berichten naar elkaar te laten sturen. Leg een mailprogramma van toen naast uw inbox van vandaag en u ziet, op wat stilistische verschillen na, fundamenteel hetzelfde: een lange chronologische lijst van ongestructureerde berichten.
Vandaag gebruikt elke professional die lijst om werk te coördineren. Daar is ze, ondanks haar populariteit, nooit voor gemaakt. En ze wordt alleen maar langer. In 2015 schatte Radicati dat een zakelijke gebruiker 88 mails per dag ontving. Microsoft telde er in 2025 al 117, of om de vier minuten één. Tel daar de chatberichten en vergaderverzoeken bij, en de zwaarst belaste gebruikers komen aan 275 onderbrekingen per dag.
U kent het wellicht. De cliënt die om 22u17 “even kort” mailt. De mailwisseling waarin ergens in bericht elf een termijn werd afgesproken. De vijf mails over en weer om één vergadermoment te vinden.
Die lijst wordt bovendien alleen maar langer. Microsoft telde in 2025 gemiddeld 117 mails per dag, of om de vier minuten één. Sinds we allemaal met een smartphone op zak rondlopen en collectief getraind zijn om altijd bereikbaar te zijn, zien we daar ook de gevolgen van. Volgens onderzoek checken kantoorwerkers hun mailbox ondertussen gemiddeld 77 keer per dag. Bij elke e-mail moet uw brein nieuwe context inladen, om meteen daarna weer te schakelen naar de volgende, zonder dat u iets echt kan afvinken. Dat heeft een mentale prijs. Voor veel professionals is dit wellicht de bron van de cognitieve en administratieve overbelasting uit de cijfers van de UGent waar ik dit artikel mee opende.
Nieuw is het probleem niet. Al 30 jaar lang wijst onderzoek uit dat mensen hun inbox als takenlijst gebruiken. Een takenlijst waar iedereen met uw adres te pas en onpas iets op mag zetten. Uw werk loopt per cliënt, per dossier, per termijn, en uw inbox sorteert op tijdstip van aankomst. Elke vraag over de stand van zaken wordt dus graafwerk.
“Maar ik sleep alles netjes in mappen per cliënt”, hoor ik u denken. Onderzoekers bij IBM volgden 345 mailgebruikers. Wie alles in mappen sleepte, vond zijn mails niet vaker terug dan zij zonder structuur. Een map bewaart, ze vertelt u niet wie nog moet antwoorden of welke termijn loopt.
Dertig jaar later is die inbox nog altijd een blinde vlek. We lopen al zo lang achter de vuilkar die inbox heet, dat we de stank niet meer ruiken. En nu cliënten en medewerkers met AI sneller en meer output genereren dan ooit tevoren, zal het er niet beter op worden. Dat belooft weinig goeds voor de administratieve overlast, en voor de mentale gezondheid van u en uw medewerkers. Tegelijk is de inbox het laaghangend fruit: één plek, waar u nu al elke dag zit. Pak die eerst aan en u bestrijdt de ziekte in plaats van het symptoom.
Dé oplossing voor uw inbox probleem
Hoe krijgen we dat coördinatiewerk van de schouders van kenniswerkers? Door de juiste informatie te tonen op het juiste moment. Met inzichten uit de gedragspsychologie en de recente mogelijkheden van AI bouwde ik daarom een oplossing voor deze professionele blinde vlek: Pidgy.
Pidgy is uw AI-secretariaat. Het werkt met uw bestaande Outlook, Gmail of IMAP, u hoeft dus niets te verhuizen en uw manier van werken niet radicaal aan te passen. Pidgy leest uw mails en vergadernotities, haalt de taken eruit en zet ze in één actieplan. Het graafwerk valt weg, want u ziet in één oogopslag op wie u nog wacht en wie er op u zit te wachten.
Voor al uw antwoorden, staat er een ontwerp klaar in uw eigen schrijfstijl. Pidgy helpt u bovendien bij het coördineren van meetings zodat daar al geen 5 mails voor gepingpongd moeten worden.
U werkt met vertrouwelijke dossiers en een beroepsgeheim. Waar uw mails terechtkomen, is dus de eerste vraag en niet de laatste. Pidgy is ISO 27001-gecertificeerd en gebouwd voor juridische professionals. Uw gegevens blijven in de EU, zijn versleuteld en worden nooit gebruikt om een AI-model te trainen.
Voor Jubel-lezers, tot 31 oktober
Naar aanleiding van de Werelddag voor Mentale Gezondheid slaan Jubel en Pidgy deze maand de handen in elkaar. Als Jubel lezer kan u Pidgy twee weken gratis testen. Alleen of met gans uw team. Bevalt het, dan betaalt u daarna 39 euro per maand in plaats van 49. Dat is minder dan één factureerbaar halfuur per maand.
Het slechtste wat u kan overkomen, is dat u na twee weken stopt en precies weet hoeveel coördinatiewerk er in uw inbox zat.
Als gedragswetenschapper weet ik dat een deadline werkt, dus ik zeg het er eerlijk bij: deze is echt. Op 31 oktober vervalt de code JUBEL-MHD26, en het tarief van 39 euro vervalt mee. Start hier uw gratis proefperiode van twee weken. Neem zeker eens een kijkje!
Mathias Celis, PhD
Hebt u vragen over dit artikel, over Pidgy of over deze actie? Neem gerust contact op met dr. Mathias Celis via mathias@alkmist.com. Pidgy is een product van Alkmist BV.
0 reacties