De wet Overheidsopdrachten bepaalt dat verzekeringscontracten stilzwijgend verlengd mogen worden voor een periode van maximum vier jaar. Na vier jaar moet een nieuwe overheidsopdracht worden uitgevoerd. Op die manier worden sancties zoals de nietigverklaring van de overheidsopdracht of een boete tot vijftien procent van het opdrachtbedrag vermeden. Deze wet is echter niet alleen van toepassing op lokale besturen.

Ook andere organisaties en verenigingen zijn aan deze wet onderworpen. Onder meer publiekrechtelijke instellingen (zoals kerkfabrieken, politiezones en autonome gemeentebedrijven) en rechtspersonen die voorzien in de behoeften van algemeen belang en die beïnvloed worden door de overheid (zoals een financiering) worden door deze wetgeving geviseerd. Daarnaast kunnen ook bepaalde gesubsidieerde opdrachten die uitgevoerd worden door privépersonen onderhevig zijn aan deze wet.

We raden u dan ook aan om na te gaan of uw activiteit al dan niet onder dit toepassingsgebied valt. Wanneer dit het geval is, moet u om de vier jaar een overheidsopdracht voor uw verzekeringspolissen uitschrijven. Op die manier bent u in overeenstemming met de wet én optimaliseert u uw verzekeringsportefeuille.

Het belang van een goede consultant

Om deze procedure tot een goed einde te brengen, is het raadzaam om u bij deze overheidsopdracht door een consultant te laten begeleiden. De consultant stelt samen met u een stappenplan op dat het verloop van de opdracht omschrijft. Een essentieel onderdeel in dit stappenplan is de objectieve doorlichting van uw verzekeringsportefeuille afgestemd op uw activiteiten. In combinatie met de nodige afwijkingen op algemene voorwaarden zorgt dit uiteindelijk voor verzekeringscontracten op maat. Deze audit vormt dus de basis voor de aanbesteding van de verzekeringsportefeuille en zal uiteindelijk bepalen hoe uw verzekeringsportefeuille er zal uitzien na het voltooien van de overheidsopdracht.

De offertes die u van de verzekeringsmaatschappijen of verzekeringsmakelaars ontvangen heeft, worden door de consultant beoordeeld en vergeleken met de gunningscriteria in het bestek. De resultaten van deze vergelijking worden na overleg tussen de consultant en de opdrachtgever in een gunningsverslag opgenomen. Aan de hand van dit gunningsverslag wordt de verzekeringsportefeuille voor de komende vier jaar op punt gezet. Zo voldoet u niet alleen aan de wetgeving, maar bent u ook zeker dat u aan goede voorwaarden en een marktconforme prijs verzekerd bent.

Bij vragen kunt u steeds contact opnemen met een van onze specialisten via contact@vdl.be.

Geschreven door Nico Callewaert en Stijn Moreau

Vandelanotte