Myrrhine Vrolix, ondertussen 37 jaar, is notaris met standplaats te Hasselt (eerste kanton), getrouwd met Wim en mama van twee kindjes Amélie en Maxime. Tijdens de coronaperiode hield ze een dagboek bij. Een samenvatting hiervan wil ze graag met jullie te delen.

Er is op korte termijn veel veranderd: mijn medewerkers werken grotendeels van thuis uit, het kantoor is volgeplakt met affiches (ontsmet je handen, toilet enkel voor personeel, niet op deze stoel zitten), mijn bureau is aangevuld met een plastic scherm, handgel en ontsmettingsdoekjes,…

Corona heeft mijn leven als mama, notaris en werkgever veranderd.

Hoe gaan we er mee om?

Op zich denk ik dat we het op kantoor wel goed doen, al is het toch een onzekere periode. Hoe voelt mijn personeel zich? Hoe voelen de klanten zich? Voelt iedereen zich wel veilig op het kantoor? Weegt het thuiswerk door? Hoe gaan ze om met het gebrek aan sociaal contact, zowel professioneel als privé?

In deze tijden is het volgens mij belangrijk dat je als leidinggevende het hoofd koel houdt. De maatschappij rondom ons verandert, de mensen zijn het beu om vast te zitten aan de coronaregels en in de praktijk voelen we frustratie. Het probleem met thuiswerk is dat je niet kan meevolgen. Stel bijvoorbeeld dat een klant een kwade telefoon doet naar een medewerkster die thuiswerkt. Daar heb je als leidinggevende geen controle over. Op kantoor zitten de medewerkers meer samen en vangen ze elkaar op wanneer er zulk telefoontje volgt. Dat is dus niet het geval wanneer de medewerkers thuiswerken. Dat vind ik een valkuil.

We worden overstelpt met informatie. Het is daarbij belangrijk om het kaf van het koren te scheiden. De belangrijke zaken eerst. Door de constante wijzigingen in het beleid is het steeds nodig om waakzaam te zijn en ervoor te zorgen dat we geen updates missen.

Complete transformatie?

Zelf ben ik een jonge mama van een meisje van ondertussen 4 jaar en een jongen van 2,5 jaar, pas geassocieerd in 2016, recent de standplaats van mijn vorige associé overgenomen en opnieuw geassocieerd. Het voelt wel vreemd in deze coronatijden. Er waren geen informatievergaderingen, de bespreking met de boekhouder is doorgegaan in Teams, de bank heeft digitaal het voorstel van de lening doorgestuurd. Een proces dat toch wel levensbepalend is, gaat door zonder menselijk contact. Ik kan natuurlijk niet vergelijken, maar het voelt toch vreemd. We zitten niet in een tijdperk van verandering maar een verandering van tijdperken. De digitale koers is door corona hard ingezet. We kunnen niet meer terug en zien de wereld rondom ons snel veranderen.

Veel van deze dingen kunnen we ook in een fysieke omgeving doen. Online geeft een extra dimensie om in verbinding te zijn.

De veranderingen zijn ook te merken bij de federatie: lancering Izimi, digitale kluis, digitalisering van opzoekingen onroerend goed, oprichten van een vennootschap verloopt digitaal, digitale volmachten, testamenten zonder getuigen, vereffeningen via videoconferentie, akten in videoconferentie. De compromis kan nu van op afstand getekend worden. Binnenkort zal dit ook lukken via Itsme of met de e-ID en een kaartlezer.

We moeten ons inspannen om alle nieuwe zaken te implementeren op kantoor. Dit is toch nieuw gezien de medewerkers vooral van thuis uit werken. Het is daarom belangrijk om goed de vinger aan de pols te houden en ervoor te zorgen dat iedereen op de digitale trein stapt.

Wij zijn als kantoor in volle coronatijd overgestapt naar een andere softwareleverancier. Het leek ons een uitgelezen kans om dit te doen, gezien er enkel dringende akten mochten doorgaan, kwam er ruimte vrij in de agenda. Dit kwam goed uit om ons pakket te wijzigen.

Flexibiliteit met en van werknemers

Als notaris ben ik steeds aanwezig op het kantoor. Het is soms wel moeilijk om contact te houden met de medewerkers gezien zij maar één of twee dagen op het kantoor zijn. Als ik een goed gevulde agenda heb, ontbreekt mij daardoor soms de tijd om hen even persoonlijk te spreken. Ik tel toch af naar de normale taferelen waarbij iedereen aanwezig is op het kantoor.

Ook de scholen die sluiten zijn niet ideaal voor werknemers of leidinggevenden. De kinderen mogen niet naar grootouders dus zijn de opties ook beperkt. Dit vraagt vaak om creatieve oplossingen en als leidinggevende moet je dan flexibel zijn.

Daarnaast moest je nu doorgeven wie wanneer telewerkt. Als werkgever vraag ik mij dan af of een contract met de medewerkers i.v.m. telewerk noodzakelijk is. Door de controle op telewerk ben je geneigd extra maatregelen te nemen. De handdoekjes op de toiletten zijn vervangen door papieren doekjes en de printer wordt dagelijks ontsmet.

Het online gebeuren zorgt ervoor dat je bepaalde zaken anders gaat aanpakken. Het is beter om dank u te zeggen dan sorry. Het ene maakt je kleiner, hat ander maakt je gelijkwaardig. Vaker lijkt de oplossing in dankbaarheid te zijn. We zijn dit niet gewoon.

Levenslang engagement?

Is het notariaat een levenslang engagement? Voor mij zeker wel. Je bent een aanspreekpunt van een persoon, van het huwelijkscontract tot een eventuele echtscheiding, bij de aankoop van een onroerend goed, voor het oprichten vennootschap en bij het overlijden. Je bent een vertrouwenspersoon en staat de familie bij met raad en daad. Het blijft boeiend gezien er veel kennisdomeinen zijn. We moeten op al deze gebieden regelmatig bijscholen daar er veel verandert. Bv. Burgerlijk Wetboek, vennootschappen, OVAM, wooncode en ga zo maar verder.

Gezien de neutrale positie als notaris, kan je, in tegenstelling tot advocaten, een hulpmiddel aanreiken om tot sluitende contracten te komen waarbij personen volkomen ingelicht zijn. Ik probeer hierbij ook een onderscheid te maken tussen overtuiging en beïnvloeden (Ik denk vs. Ik geloof/ ik meen).

Besluit

Bovenstaande tekst werd geschreven tijdens de corona periode, maar als ik het opnieuw lees, kan ik toch de bedenking maken dat mijn leven als notaris en mama veranderd is.

De medewerkers zijn ondertussen terug op kantoor, maar ik spring flexibel om met telewerk.

Ook de akten met collega’s gaan nog vaak digitaal door en gezien ondertussen de volmachten gratis zijn indien ze gebruikt worden binnen de zes maanden, wordt hier toch ook gretig gebruik van gemaakt.

Het is ook een goede zaak voor het milieu door de kilometers die we niet meer afleggen en het is tijdbesparend. Ik ben meer aanwezig op het kantoor, dus ook beter beschikbaar voor de medewerkers en het cliënteel.

De digitale weg is definitief ingeslagen voor het notariaat.

Voor het grote deel een goede zaak, ook al vind ik het persoonlijk contact ook nog altijd heel belangrijk. Zowel met mijn medewerkers als met het cliënteel. Dat heeft corona mij ook duidelijk gemaakt, en is ook een les die ik hieruit geleerd heb.

Een echtscheiding bespreken via videoconferentie blijft moeilijk. Er is een ander soort oogcontact, men haakt sneller af, de communicatie verloopt anders. Daar is het digitale kanaal geen oplossing, maar eerder een probleem.

Ook heb ik geleerd dat live studiedagen beter te volgen zijn dan een online seminarie. Er is meer interactie, en dat heb ik toch wel nodig om alert te blijven.

Kortom, om corona dan toch als iets positief te zien, is het een leerrijke periode geweest. We zijn digitaal getransformeerd en hebben deze trein niet gemist.

Hasselt, 17 maart 2022

Myrrhine Vrolix