Nog al te vaak wordt het voeren van debiteurenbeheer gezien als een lastige en tijdrovende activiteit. En daar zijn verschillende oorzaken voor te vinden. Een goede kennis van de juiste tools en mogelijkheden én een geschikte partner kunnen echter het verschil maken.

Een lastig en tijdrovend proces?

Het voeren van de rappelprocedure is veelal een (deel)taak van een medewerker op de finance-afdeling. En omdat veel medewerkers zich er niet altijd comfortabel bij voelen, is dat niet altijd de meest aangename taak. Ze komt dan ook vaak onderaan de stapel te liggen en wordt niet altijd consequent uitgevoerd.

Daarnaast ontbreekt het veel bedrijven vaak aan de juiste tools. Met bepaalde boekhoudpakketten moet u bijvoorbeeld elke rappel apart aanmaken en afdrukken. Dat is behoorlijk tijdrovend en bijgevolg duur. Recentere boekhoudpakketten kunnen dan weer, mits een correct ingevulde klantenfiche, rappels per mail én in bulk sturen, maar hebben geen historiek van de uitgevoerde acties.

En wat gebeurt er wanneer een klant een factuur betwist, een debiteur in WCO gaat of wanneer er naar een aflossingsplan wordt gevraagd? In heel wat gevallen komt dan pas het mailverkeer op gang, zowel intern als extern. Al te vaak wordt het mailverkeer in dit geval bijgehouden in een Excel-bestand, maar ook dat is niet altijd de ideale manier van werken.

Vandaag bestaat er heel wat specifieke software om uw creditmanagement te digitaliseren. Deze platformen enten zich op de boekhouding en indien nodig op andere tools zoals het CRM- en/of ERP-pakket. Op die manier kunt u het proces volledig automatiseren en kunt u individuele historieken, klachten en afbetalingsplannen bijhouden én ingrijpen waar nodig. Het gevolg? Een behoorlijke tijdswinst én een verbetering van uw cashpositie.

Integreer preventieve maatregelen

Afhankelijk van de sector, de producten en het type klant, bestaan er verschillende mogelijkheden om vooraf uw kredietrisico in te dekken. Dit kan variëren van eenvoudige en gratis screenings via het staatsblad of KBO en betalende partijen zoals Companyweb, Creditsafe en Graydon, tot samenwerkingen met kredietverzekeraars of factoringbedrijven.

Een aantal eenvoudige tips die u eenvoudig kunt integreren:

• Werk steeds met voorschotfacturen; 
• Stel domiciliëring voor als betaalmodaliteit; 
• Spreid de jaarlijkse kosten over meerdere periodes;
• Stel, zeker in een B2C-omgeving, meerdere betaalmogelijkheden voor (en maak gebruik van betaallinks (denk maar aan integraties zoals Mollie of Stripe));
• Lever geen nieuwe goederen of prestaties aan zolang het openstaande saldo niet is aangezuiverd.

Blijf klantgericht

Zet klantgerichtheid altijd voorop. Dit doet u door de klant zo persoonlijk mogelijk te benaderen en ervoor te zorgen dat het betalen van de factuur zo eenvoudig mogelijk kan. In een wereld waarin de technologie razendsnel evolueert zijn bovendien ook de betaalmogelijkheden de afgelopen jaren enorm uitgebreid en dat biedt opportuniteiten.

Daarnaast kunt u gebruikmaken van verschillende communicatiekanalen. Beperk communiceren dus niet louter tot het versturen van mails en brieven, maar gebruik ook hier de kracht van nieuwe technologieën. Een sms’je of Whatsapp-bericht met een aangepaste boodschap, directe betaallink of zelfs een bedankje na een uitgevoerde betaling kan het verschil maken. Dit werkt vooral goed in een B2C-omgeving.

Naast nieuwe technologieën kan ook klantensegmentatie interessant zijn. Dit kan op basis van de omzet, maar ook op basis van andere parameters zoals het betaalgedrag van de klant of  het aantal factuurbetwistingen. In de software kunt u bijvoorbeeld per type klant een verschillende procedure opzetten. Zo kunt u uw 20 beste klanten steeds persoonlijk opbellen of de slechte betalers al voor de vervaldag een herinnering sturen. Om te vermijden dat klanten opperen dat ze een factuur niet ontvangen hebben, kunt u meteen een digitale kopie van de factuur vasthangen aan uw (herinnerings)mail.

Ten slotte benadrukken we graag nog het belang van het snel en accuraat afhandelen van binnenkomende klachten, vragen en opmerkingen. Hoe langer u namelijk wacht met het reageren, hoe moeilijker het wordt om het probleem snel en positief op te lossen. Facturen kunnen bijgevolg langer blijven openstaan.

Werk samen en rapporteer

Zoals eerder aangegeven is het vaak de finance-afdeling die verantwoordelijk is voor het voeren van het rappelproces. Toch is een goed creditmanagement een gedeelde verantwoordelijkheid van verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Zo moet het management de procedures goedkeuren en ondersteunen en draagt ook de sales mee de verantwoordelijkheid voor het innen van facturen en het oplossen van klachten en betwistingen.

Net omwille van deze gedeelde verantwoordelijkheid is het belang van een vlotte communicatie niet te onderschatten. Zorg ervoor dat er op geregelde tijdstippen een rapportering naar de CFO en het management gaat met betrekking tot openstaande debiteuren. Zorg er verder ook voor dat er periodiek overleg is tussen de sales-afdeling en de credit control-afdeling zodat openstaande issues besproken kunnen worden. Ten slotte is het ook belangrijk om uw eigen werk te monitoren. Dit kan namelijk een bijkomende motivatie geven om uw doelen te bereiken.

Debiteurenbeheer door robots?

De laatste jaren wordt meer en meer ingezet op artificiële intelligentie, kortweg AI. Dit houdt in dat het systeem zelf gaat evalueren welk communicatiemiddel het meest geschikt is voor welke klant, dat systemen bij een gewijzigde kredietrating andere acties of procedures voorstellen en dat ze waarschuwen bij afwijkend gedrag van klanten. Wil dit dan zeggen dat het debiteurenbeheer volledig door robots kan worden gevoerd? Zeker niet.

Ten eerste is er vooraf behoorlijk wat denkwerk nodig om de software op te zetten. Wilt u investeren in digitalisering en automatisatie, neem hier dan ook voldoende tijd voor en denk na over de ideale situatie. Afhankelijk van de budgetten, kan de implementatie stapsgewijs doorgevoerd worden. Ten tweede is er vaak ook nog persoonlijke communicatie nodig met klanten en blijft een klant- en oplossingsgerichte ingesteldheid van de medewerker een absolute meerwaarde.

En nu?

Door de juiste combinatie van menselijke input en digitale tools kan uw debiteurenbeheer verder geoptimaliseerd worden. Dit draagt bij tot een grotere efficiëntie en tijdswinst, een optimalisatie van uw cashflow, een betere klantenbeleving én de juiste focus bij uw medewerkers.

Frederik Arnauw
Iris De Groote

Meer weten over hoe u uw debiteurenbeheer het beste aanpakt?
Neem dan contact op met een van onze specialisten via contact@vdl.be.

Vandelanotte