​Créer une ASBL est relativement simple à l’heure actuelle. Cependant, de nombreux administrateurs sous-estiment les obligations administratives et juridiques qui découlent de cette création. Cet article a pour but d’énumérer les points les plus importants à prendre en compte : quelles sont les étapes qui suivent la création, quelles sont les obligations annuelles et comment mettre fin à une ASBL dans les règles ?

​Création d'une ASBL : quelles en sont réellement les implications ?

Une ASBL poursuit un but désintéressé et peut seulement réaliser des bénéfices s’ils ne sont pas distribués aux membres. La création en tant que telle se passe par acte sous seing privé (donc sans notaire) et nécessite au moins deux fondateurs. Cet acte doit être déposé auprès du tribunal de l'entreprise compétent pour le siège de l'association, soit sur papier soit par voie électronique via JustAct. Après le dépôt, l'ASBL reçoit son numéro d'entreprise, suivi d’une publication au Moniteur belge.

Selon les activités, des obligations supplémentaires peuvent s'appliquer, par exemple un numéro de TVA ou une affiliation à l'ONSS en cas de recours à du personnel. En outre, un registre des membres est obligatoire (il peut être numérique, par exemple sous Excel) et les bénéficiaires effectifs doivent être enregistrés dans le registre UBO. Les accords internes doivent de préférence être consignés dans un règlement interne.

Obligations après la création

La gestion d'une ASBL exige régularité et précision. La loi prévoit certaines formalités que vous devez respecter pour que votre association soit conforme aux règles structurelles :

• Tenir une comptabilité : les petites ASBL peuvent tenir une comptabilité simplifiée (simple). Les grandes ASBL sont tenues de tenir une comptabilité double.
• Nomination d'un commissaire : les grandes ASBL doivent nommer un commissaire tous les trois ans.
• Assemblée générale : l'assemblée générale doit se tenir au moins une fois par an. Elle permet notamment d'approuver les comptes annuels et de donner une décharge aux administrateurs.
• Déposer les comptes annuels : à déposer après approbation auprès du tribunal de l'entreprise (micro et petites ASBL) ou auprès de la Banque nationale de Belgique (grandes ASBL).
• Déclaration d'impôt des personnes morales : chaque asbl doit remplir une déclaration fiscale chaque année, même si elle ne distribue pas de bénéfices. Contrairement à une société, une asbl n'est imposée que sur certaines formes de revenus. Pour de nombreuses petites asbl, une déclaration nulle via Biztax suffit.
• Registre des membres et enregistrement UBO : le registre des membres doit toujours être à jour et l'enregistrement UBO doit être confirmé chaque année. Si les bénéficiaires effectifs changent, la modification doit intervenir en temps utile (dans les 30 jours calendrier).
• Taxe patrimoniale : dans certains cas, les ASBL doivent payer une taxe annuelle sur leur patrimoine (une exonération est possible dans certains cas). Le cas échéant, vous devez effectuer la déclaration et le paiement avant le 31 mars.
• Gestion administrative : si des changements interviennent au niveau de l’organe d'administration, de l'adresse, de l'exercice comptable, etc. de votre ASBL, vous devez vous assurer que ces changements soient approuvés par écrit par l'organe compétent. La loi et/ou les statuts déterminent si la décision doit être approuvée au niveau de l’organe d'administration ou de l'assemblée générale. Les changements doivent ensuite être publiés. Selon le cas, un certain nombre de démarches administratives supplémentaires peuvent s’imposer.
• Législation sociale : si vous employez du personnel, il vous revient en qualité d’employeur de respecter toutes les obligations sociales pertinentes.

Des amendes et des sanctions peuvent être infligées si ces obligations ne sont pas remplies (dans les délais). L'organe d’administration en assume la responsabilité finale. Attention : ces obligations doivent être respectées même lorsque l'ASBL n'exerce plus d'activité.

Comment dissoudre correctement une ASBL ?

Lorsqu'une ASBL a atteint son objectif ou n'est plus active, elle doit être officiellement dissoute et liquidée. Le Code des sociétés et des associations décrit une procédure claire à cet effet.

Elle se déroule généralement en deux étapes : (1) une décision de dissolution de l'ASBL avec ouverture de la liquidation, suivie (2) de la clôture de la liquidation lorsque le liquidateur a terminé ses tâches.

Veuillez trouver ci-dessous un résumé des étapes principales et des points d’attention. Consultez toujours les statuts de votre association : ils peuvent s'écarter des dispositions légales et prévoir par exemple des délais de convocation plus longs ou exiger que la dissolution soit toujours prononcée à l'unanimité.

Décision de dissolution (assemblée générale)

La proposition de dissolution doit figurer expressément à l'ordre du jour. Le vote sur la dissolution ne peut avoir lieu que si les deux tiers des membres ayant droit de vote sont présents ou représentés.

Si ce seuil n'est pas atteint, une nouvelle assemblée générale doit être convoquée. La deuxième assemblée doit se réunir au moins 15 jours après l'assemblée initiale. Lors de cette deuxième assemblée, la proposition de dissolution peut être votée quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

L'assemblée générale doit approuver la dissolution à la majorité des 4/5 des voix.

Nomination d'un liquidateur

L'assemblée générale nomme un ou plusieurs liquidateurs. Si la liquidation est déficitaire (c'est-à-dire si les dettes sont supérieures aux actifs), le tribunal de l'entreprise devra encore confirmer la nomination du liquidateur.

Le procès-verbal de cette assemblée générale extraordinaire est signé et déposé, accompagné d'un état des actifs/passifs, auprès du tribunal de l'entreprise et publié au Moniteur belge.

Le liquidateur règle ensuite les dettes éventuelles, recouvre les créances et vend les actifs restants. Il ne peut toutefois pas décider de l'affectation du patrimoine restant de l'ASBL. Cette décision appartient à l'assemblée générale.

Clôture de la liquidation (assemblée générale)

Après avoir accompli ses tâches, le liquidateur convoque à nouveau l'assemblée générale et présente son rapport final écrit. Après approbation, la liquidation est clôturée et une publication de la décision suit à nouveau. Le numéro d'entreprise est définitivement radié par le greffe.

Là encore, si la liquidation est déficitaire, le liquidateur doit d'abord faire approuver son rapport final et le plan de répartition par le tribunal de l'entreprise avant de pouvoir les soumettre à l'assemblée générale.

Versement du solde de liquidation

Le solde ne peut être versé qu'à une autre ASBL ou fondation poursuivant un but similaire et non lucratif. L'assemblée générale décide quelle institution est éligible et le note dans le procès-verbal.

ASBL sans dettes ?

Une procédure accélérée est possible pour les ASBL sans dettes. La dissolution, la liquidation et la clôture ont alors lieu en une seule réunion. Un rapport d'un expert-comptable externe ou d'un réviseur d'entreprises est toutefois requis.

Dissolution judiciaire

Dans certains cas spécifiques prévus par la loi, la dissolution de l'ASBL peut être demandée par voie judiciaire, à savoir par le biais d'une requête unilatérale.

En résumé

Une ASBL est un cadre juridique précieux pour les activités à but non lucratif, mais elle exige également beaucoup de dévouement. Une administration à jour avec un suivi dans les temps vous permettra d’éviter les problèmes et de vous concentrer pleinement sur votre mission sociale.

​Julie De Roy et Stefanie Standaert – Vandelanotte