​Outre la clôture de l'exercice et les déclarations fiscales, une autre obligation, qui suscite peut-être un peu moins d'enthousiasme chez les entrepreneurs, est la confirmation annuelle du registre UBO. Pourtant, cela ne doit pas être un casse-tête administratif, à condition d'être bien informé de ce qui est attendu.

​Qu'est-ce que le registre UBO ?

UBO signifie Ultimate Beneficial Owner ou bénéficiaire effectif. Il s'agit des personnes physiques qui exercent directement ou indirectement le contrôle ultime sur une organisation.

En fonction

• du degré de contrôle,
• la fonction ou le rôle au sein de l'organisation,
• et du type d'entité,

différentes catégories d'UBO peuvent être distinguées.

Par le biais du registre des UBO, le SPF Finances recueille et gère des données sur les personnes qui sont effectivement derrière une organisation.

Pourquoi ce registre existe-t-il ?

• Pour accroître la transparence
• Lutter contre le blanchiment d'argent et la fraude
• Pour clarifier la structure réelle de l'actionnariat

Vous avez une société, une ASBL, une fondation ou une autre entité juridique en Belgique ? Dans ce cas, vous êtes tenu d'enregistrer les données de votre UBO et de les tenir à jour.

Confirmation annuelle : obligatoire même en l'absence de changements

Une idée fausse très répandue est que vous ne devez prendre des mesures qu'en cas de changement dans la structure ou dans l'actionnariat. Ce n'est pas le cas.

Même si toutes les données restent identiques, vous êtes légalement tenu de confirmer explicitement chaque année que les informations enregistrées sont toujours correctes et à jour.

Les personnes qui ne procèdent pas à cette confirmation annuelle s'exposent à des sanctions administratives allant de 250 euros à 50 000 euros.

Quand devez-vous confirmer ?

La date limite dépend de votre dernière confirmation.

Par exemple, avez-vous confirmé le 15 février 2025 ? Dans ce cas, la prochaine confirmation doit être effectuée avant le 15 février 2026.

Vous pouvez facilement vérifier cette date via MyMinfin:

• Allez dans Ma déclaration
• Ouvrez Mes dossiers d'enregistrement UBO
• Consultez la fiche UBO de votre entreprise

Vous y trouverez les informations pertinentes par entité.

Comment effectuer la confirmation ?

La procédure est entièrement numérique :

1. Accédez à MyMinfin ou directement au registre UBO.
2. Connectez-vous avec eID, itsme ou une autre méthode autorisée.
3. Vous avez plusieurs mandats ? Sélectionnez alors la bonne entité.
4. Ouvrez la feuille UBO.
5. Vérifiez soigneusement que toutes les données sont encore correctes.
6. Cliquez sur "Confirmation annuelle" en bas de page.
7. Téléchargez ou imprimez le document de confirmation et remettez-le à votre comptable.

Travaillez-vous avec eStox ?

Utilisez-vous eStox, le registre numérique sécurisé des titres ? Dans certains cas, la confirmation annuelle de l'UBO est automatiquement traitée via le registre numérique des actions. Toutefois, il est préférable de vérifier auprès de votre comptable ou de votre gestionnaire de dossiers que tout a été fait correctement.

En résumé

• La confirmation annuelle du registre UBO est obligatoire, même en l'absence de modifications.
• Vérifiez à temps la date de confirmation de votre (vos) entité(s).
• Tout retard peut entraîner des amendes administratives.
• Vous avez des doutes ? Nous nous ferons un plaisir de vous guider tout au long du processus d'enregistrement et de confirmation.

N'hésitez pas à contacter votre gestionnaire de compte ou à remplir le formulaire de contact ci-dessous. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises et resterez en parfait ordre administratif.

​Debby Pauwels – Vandelanotte