Des conditions générales solides protègent votre entreprise, vous font gagner du temps en cas de litige et renforcent la confiance de vos clients et fournisseurs. Les dix commandements énoncés ici vous assurent que vos conditions sont non seulement juridiquement correctes, mais aussi claires et pérennes.

1. Remettez-les à temps à la partie adverse

Les conditions générales ne sont contraignantes que si elles sont communiquées à temps à la partie adverse. La règle veut que l'autre partie contractante puisse consulter les conditions générales avant la conclusion du contrat. Si elles apparaissent pour la première fois sur la facture, elles arrivent par définition trop tard. Envoyez donc vos conditions lors de la première correspondance, affichez-les clairement sur votre site internet ou envoyez-les à votre client au plus tard avec le devis.

2. Prévoyez une preuve d'acceptation

Outre la communication dans les temps, l'acceptation des conditions est également cruciale. Si vous comparez à un contrat traditionnel, il ne devient contraignant qu'une fois signé par les parties.
Demandez donc une preuve écrite de l'acceptation de vos conditions générales. Cette confirmation peut prendre différentes formes. Il peut s'agir d'une signature apposée aux conditions générales, d'un accord écrit par e-mail ou d'une case à cocher (check box) dans l'environnement de commande en ligne de votre site internet. Si vous pouvez présenter ce genre de preuve, vous serez en meilleure posture en cas de contestation de vos conditions.
Attention : les juges sont plus stricts en matière de preuve des conditions générales dans les relations avec les consommateurs. En B2B, il est possible de s'appuyer sur une acceptation tacite, ce qui reste cependant risqué.

3. Pas de copier-coller, mais du ‘sur-mesure’

Même si la tentation peut être forte, c’est rarement une bonne idée de reprendre les conditions générales trouvées quelque part sur Internet.
Les conditions générales sont un instrument juridique adapté à votre entreprise. Elles n'offrent une protection optimale que si elles correspondent à votre méthode de travail, à vos valeurs et aux risques liés à votre activité commerciale. Un ensemble de conditions générales bien élaborées et réfléchies offre la même sécurité juridique qu'un contrat traditionnel, avec davantage de souplesse et de facilité d’utilisation par contre.

4. Délimitez clairement le champ d'application

Indiquez clairement à qui et dans quels cas s’appliquent vos conditions. Mentionnez toujours l'identité juridique complète de l'entreprise qui passe le contrat pour lever tout doute éventuel.
Faites également la distinction entre les transactions avec les consommateurs (B2C) et avec d'autres entreprises (B2B). Cette distinction se justifie sur le plan juridique : les consommateurs bénéficient d'une protection accrue, ce qui signifie que certaines clauses (notamment les limitations de responsabilité ou le recouvrement des factures impayées) doivent être formulées différemment.

5. Utilisez un langage clair

Des conditions claires évitent les malentendus et renforcent la confiance entre les parties. Évitez le jargon juridique inutile ou les constructions de phrases alambiquées. C’est d'autant plus important lorsque vous travaillez avec des consommateurs.
L'objectif de vos conditions générales est d'établir des accords clairs et juridiquement contraignants, et non de semer davantage la confusion.

6. Rendez-les « à l'épreuve du temps »

Ne pensez pas uniquement aux risques actuels. Des circonstances imprévues peuvent avoir des conséquences importantes si elles ne sont pas anticipées. Pensez par exemple à une pandémie, une guerre commerciale ou d'autres problèmes dans la chaîne d'approvisionnement. Prévoyez donc des clauses relatives à la force majeure, à l'imprévisibilité ou aux changements de prix. Elles constituent un filet de sécurité précieux en cas de crise.
L’article Révisions de prix en cas de conflits commerciaux et d'incertitude : comment vous protéger juridiquement examine plus en détail les clauses susmentionnées.

7. Bien délimiter les exceptions

Des conditions bien ficelées gardent de la souplesse et s’appliquent à de nombreuses situations. Il peut arriver que vous passiez avec un client des accords spécifiques qui dérogent à vos conditions générales. Ce n’est pas exclu, à condition que ces accords soient clairement consignés par écrit. Déterminez la portée de la dérogation, les dispositions qui sont remplacées et leur rapport avec les autres dispositions. Vous éviterez ainsi toute discussion ultérieure.

8. Convenez du tribunal compétent

Une clause attributive de juridiction détermine le tribunal compétent en cas de conflit juridique. Cette clause peut sembler n’être qu’un détail, mais elle est susceptible de vous faire gagner beaucoup de temps et d'argent. En particulier dans le cas de parties contractantes étrangères car une disposition claire permet d'éviter des procédures inattendues devant un tribunal étranger.

9. Maintenez-les à jour

Les conditions générales sont un document dynamique. Vérifiez régulièrement qu'elles correspondent toujours au fonctionnement de votre entreprise et à la législation en vigueur. Des mises à jour régulières garantissent que vos conditions restent pertinentes, correctes et applicables.

10. Faites-les vérifier par un juriste

De bonnes conditions générales constituent un fondement juridique important pour votre entreprise. Faites-les donc rédiger ou relire par un juriste.
Nous veillons à ce que vos accords commerciaux soient un instrument compréhensible, juridiquement valable et flexible. Notre équipe est à votre disposition pour vous aider à rédiger, réviser ou affiner vos conditions. Vous ne voulez prendre aucun risque ? N'hésitez pas à nous contacter, nous nous ferons un plaisir de vous aider.

​Julie De Roy et Charlotte Humblet – Vandelanotte