La numérisation (et par extension l’automatisation) est devenue un pilier stratégique majeur pour de multiples entreprises. Une bonne chose si vous voulez notre avis. En effet, elle vous permet de rationaliser vos processus administratifs et de gagner en efficacité. Grâce à ces quatre étapes, mettez en œuvre la numérisation au sein de votre entreprise en un rien de temps.

Examinez votre fonctionnement actuel

Avant de passer à l’action, il est important de toujours étudier attentivement le processus de votre organisation actuelle. Dans ce cadre, demandez-vous ce qui pourrait être fait mieux, plus rapidement et plus simplement. Au cours de cette analyse, vous découvrirez sans doute les goulots d’étranglement que présentent votre entreprise. Par exemple, existe-t-il des étapes intermédiaires obsolètes ou inutiles ? Y a-t-il encore beaucoup de factures imprimées, tamponnées ou distribuées dans des bacs ? Exécutezvous toujours chaque paiement séparément dans votre application bancaire ? Perdez-vous souvent des reçus ou des tickets de restaurant ? Recevez-vous parfois des rappels pour des factures manquantes ?

Certaines factures restent-elles en attente d’approbation ? Et les doubles paiements arrivent-ils parfois par accident ? Répondre à ce type de questions vous aidera à déterminer plus rapidement les besoins de votre
entreprise.

Centralisez vos documents

Bon nombre des goulets d’étranglement peuvent être résolus en centralisant un maximum d’informations. L’utilisation d’une adresse électronique générale (telle que comptabilité@… ou facturation@…) permet à vos fournisseurs de vous remettre facilement leurs factures. L’adresse e-mail est préférablement liée à votre logiciel de comptabilité ou à votre environnement ERP. Il s’agit d’un petit effort qui apporte immédiatement des résultats clairs. En outre, il s’avère intéressant d’envoyer les tickets de caisse ou reçus directement à votre comptabilité via
une application sur votre smartphone. Cela vous évitera de devoir rechercher des reçus (perdus) par la suite. Il est aussi possible de relier des applications distinctes pour les notes de frais à votre environnement comptable.

De plus, il existe diverses solutions côté ventes pour rationaliser l’ensemble du cycle de vente, de la prospection à la facturation en passant par le devis et le projet. Enfin, votre facture de vente peut ensuite être à nouveau traitée automatiquement dans votre comptabilité. Pour conclure, la plupart des banques disposent de connexions automatiques depuis un certain temps, ce qui signifie que la saisie manuelle des journaux financiers est révolue. De la même manière, les écritures de paie peuvent désormais aussi être lues automatiquement en se connectant au secrétariat social.

Déterminez les étapes clés de la procédure de traitement

Première étape du traitement : la collecte et la centralisation de vos documents. La mise en place d’un flux d’approbation numérique peut s’avérer utile dans un deuxième temps. Un collaborateur peut s’en charger très simplement, mais il existe aussi des configurations plus complexes dans lesquelles différentes personnes et
différents rôles peuvent être combinés. Lorsque vous travaillez avec des bons de commande, l’approbation semiautomatique représente un gain de temps supplémentaire. Le paiement ou le non-paiement des factures approuvées constitue la troisième et dernière étape du traitement. Ce processus peut également faire l’objet d’une large automatisation, en regroupant simplement les factures approuvées qui restent à payer sous forme de liste. On retrouve alors un aperçu des factures à payer et leur date d’échéance associée. Par le biais d’un fichier de paiements groupés, vous confirmez formellement les paiements à votre banque. Il est déjà possible d’importer un tel fichier de paiement dans la plupart des applications bancaires courantes aujourd’hui.

Utilisez une plateforme en ligne pour les entrepreneurs

Finalement, nous vous recommandons de centraliser votre activité sur une plateforme en ligne pour les entrepreneurs. À cette fin, Vandelanotte a développé myVandelanotte, une plateforme conçue pour faciliter la vie des entrepreneurs. Grâce à notre environnement sécurisé, vous pouvez vous concentrer en tant que dirigeant sur la gestion opérationnelle de votre entreprise.

Frederik Arnauw, Consultant Strategic Business Solutions Vandelanotte