Thuiswerk is vandaag de dag meer dan ooit dé gangbare praktijk. Deze nieuwe realiteit confronteert uw kantoor met een cruciale (nieuwe) parameter: ‘afstand’. Afstand tussen de collega’s onderling. Afstand tussen uw medewerkers en uw kantoor. Afstand tussen de verschillende vestigingen van uw onderneming. Hoe zorgt u ervoor dat deze afstand de productiviteit van uw kantoor niet ondermijnt?

Individueel thuiswerk = digitaal samenwerken

Door de coronapandemie werken heel wat mensen van thuis uit. Thuis een werkomgeving creëren waar uw medewerkers dezelfde productiviteitsgraad bereiken als op kantoor is een grote uitdaging. Ook op afstand met elkaar samenwerken is niet evident.

De meeste kantoren hebben al wel stappen gezet om dat toch mogelijk te maken. Zo hebben videobellen of vergaderingen in (online) meeting rooms sinds kort bijna overal ingang gevonden. Vaak zijn dergelijke contactmomenten echter de enige verbindingspunten tussen de individuele medewerkers en het kantoor. Daarmee gaat er helaas heel wat interactie verloren. Vragen stellen, innovatieve ideeën delen of kennis consulteren, blijkt veel moeilijker dan voorheen.

Voordien zaten uw medewerkers meestal op wandelafstand van elkaar, wat samenwerken makkelijk maakt. Vandaag werpt de fysieke afstand tussen hun werkomgevingen nieuwe obstakels op. U vreest daardoor misschien voor een dalende productiviteit die samenhangt met thuiswerk?

Dan is er goed nieuws: er bestaan nu al verschillende tools, zoals Teams of Slack, waarmee medewerkers met elkaar in contact blijven. Daarmee heft u de barrières al gedeeltelijk op. Het is dan wel cruciaal dat uw medewerkers deze toepassingen met voldoende discipline gebruiken. Zo niet, dreigen deze praktische tools herleid te worden tot plezierige chatkanalen die losstaan van het werk.

Softwareleveranciers worden (eindelijk) katalysatoren

Medewerkers en locaties verbinden mag uiteraard geen doel op zich zijn, wel een middel om de efficiëntie van het kantoor te behouden of zelfs te versterken. Zeker wanneer de diverse tools naadloos op elkaar aansluiten, biedt dit mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld maar aan een gemeenschappelijke kennisdatabank waaraan uw medewerkers rechtsreeks documenten kunnen toevoegen vanuit het documentbeheersysteem.

Onder druk van de coronapandemie, en de toegenomen vraag vanuit de markt, is bij de softwareleveranciers een dynamiek van samenwerking ontstaan. Terwijl in het verleden wederzijdse engagementen eerder zeldzaam waren, nam de bereidwilligheid om koppelingen aan te gaan recent toe.

Deze evolutie is bovendien voor alle betrokken partijen interessant. Gebruikers plukken de vruchten van systemen die naadloos op elkaar aansluiten en elkaar onderling versterken, terwijl de softwareleveranciers besparen op ontwikkelingskosten. Ook de softwaresystemen zelf gaan erop vooruit: ze worden efficiënter en klantvriendelijker. Een beperkte inspanning met maximale return voor iedereen.

Een beheersbaar en operationeel (digitaal) kantoor als oplossing

Uw kantoor heeft nood aan verschillende softwaresystemen: voor dossierbeheer, contractmanagement, kennismanagement, …. Voor elk van deze behoeftes, bestaan er diverse toepassingen. Maar wat u echt wilt, is een geïntegreerd systeem. Geen tools die los van elkaar opereren, maar een digitale omgeving die al deze toepassingen integreert en ten dienste staat van het volledig kantoor.

Deze geconnecteerde softwareprogramma’s leveren u heel wat voordelen op. In de eerste plaats een niet te onderschatten efficiëntiewinst. Maar er is meer: in deze thuiswerktijd maakt zo’n systeem het mogelijk uw medewerkers op verschillende locaties (thuis of op kantoor) met elkaar te verbinden. Uw medewerkers kunnen met behulp van de juiste (software)ondersteuning vlot aan het werk. U brengt uw mensen letterlijk weer samen door met zulke toepassingen fysieke afstanden, die ontstaan ten gevolge van thuiswerk, te overbruggen of zelfs op te heffen. Meer nog, u stelt uw mensen in staat om zelf een (digitale) omgeving te creëren die verbindingen mogelijk maakt die de fysieke werkvloer overstijgen.